Loo Lasteaed Pääsupesa andmetöötlustingimused ehk privaatsuspoliitika
Veebilehe vastutav töötleja on Loo Lasteaed Pääsupesa.
Kontaktandmed:
* Saha tee 12, Loo alevik, Harju maakond
* Telefon: +372 608 2535
* e-post: loopesa@gmail.com
Veebileht: http://loolasteaed.ee/
Veebilehe volitatud töötleja ja infotehnoloogia haldaja on Telia Eesti AS.
Registrikood: 10234957
KMKR nr: EE100070008
Mustamäe tee 3, 15033 Tallinn
e-post: info@telia.ee
Veebileht: https://www.telia.ee
Privaatsuspoliitika annab ülevaate, kuidas Loo Lasteaed Pääsupesa (edaspidi lasteaed) kui Jõelähtme Vallavalitsuse hallatav allasutus kasutab ja hoiab oma tegevuse käigus saadud isikuandmeid.
Lasteaed lähtub põhimõttest, et tema tegevus on avalik ning igaühel on õigus tutvuda asutuse töö tulemustega ja avalikustamisele kuuluvate dokumentidega lasteaia veebilehe või dokumendiregistri vahendusel.
Selliste dokumentide ja muus vormis teabe väljastamine, mida avalikes registrites ei avalikustata, otsustatakse konkreetse teabenõude alusel.
Isikuandmete töötlemise alused
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.
Lasteaed töötleb isikuandmeid seoses avalike ülesannete täitmise või teabenõuete lahendamisega. Seejuures lähtutakse peamiselt isikuandmete kaitse seadusest (edaspidi IKS), avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS), asutuse sisemise tegevuse korraldamiseks kehtestatud õigusaktidest ning alates 25.05.2018 isikuandmete kaitse üldmäärusest.
Töökorraldusega tagatakse, et isikuandmete töötlemisel riivatakse isikute eraelu puutumatust võimalikult vähe.
Juurdepääsupiirangud ja dokumentide säilitustähtajad
Lasteaeda saabunud dokumendid registreeritakse Eesti Koolide Infosüsteemis (edaspidi EKIS) lasteaia dokumendiregistris.
Kui lasteaiale esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab sekretär või direktor sellele juurdepääsupiirangu. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sealhulgas saatja/saaja nimi (avalikus vaates – eesnime ja perekonnanime esitähed). Tundlikuma sisuga dokumendi pealkiri näidatakse üksnes dokumendi liigina (avaldus, teabenõue, vaie). Avalikus vaates dokumendi sisu ei avalikustata. Kui pöördumises on märgitud, et tegemist on avaliku kirjaga, avalikustatakse see dokumendiregistris koos saatja nimega.
Teabenõude saamisel vaadatakse üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti kaetakse kinni isiklikud kontaktandmed, nagu aadress, e-posti aadress või telefoninumber (v.a juhul, kui isik peab kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu kohaldamine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud AvTS §-s 35.
Juurdepääsupiirangute kui ka dokumentide säilitustähtaegadega on võimalik tutvuda lasteaia dokumentide loetelus.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks kohtueelne menetleja või kohus. Kohtuasjadega seotud dokumentidele kohaldatakse juurdepääsupiirang vähemalt kohtuasja menetlemise ajaks (AvTS § 35 lg 1 p 19 koos muust seadusest tuleneva sättega).
Pöördumisele vastamine
Isiku pöördumisele vastatakse pöörduja poolt valitud viisil – telefoni, meili või kirja teel. Juhul, kui isik soovib vastust saada tavaposti teel, siis vastatakse talle, olenevalt teema delikaatsusest, kas liht- või tähitud kirjaga. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüptitud või krüptimata e-mailiga.
Andmete edastamine kolmandatele isikutele haldusmenetluse raames
Kui haldusmenetluse raames tuleb andmeid edastada kolmandatele isikutele, lähtub lasteaed IKS, haldusmenetluse seadusest (edaspidi HMS), AvTS ja teistest õigusaktidest.
HMS järgi on igaühel õigus menetluse igas staadiumis tutvuda lasteaias säilitatavate dokumentidega, mis on haldusmenetlusega seotud. Dokumentidega saab tutvuda üldjuhul lasteaia tööruumides juhtkonna juuresolekul. Lasteaed võib keelata toimiku, dokumendi või selle osaga tutvumise, kui selles sisalduvaid andmeid on seaduse kohaselt keelatud avaldada.
AvTS § 35 lg 1 p 2 kohaselt on teabevaldaja kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks 1) riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni.
Isikuandmete edastamine andmekogudesse
Lasteaed edastab andmekogudesse oma tegevusvaldkonnaga seotud andmeid. Kui eraisik soovib teavet, millistesse andmekogudesse lasteaed isikuandmeid edastab, tuleb pöörduda teabenõudega otse lasteaia poole.
Lasteaia andmekogud, sh neis kogutavate andmete koosseis, on registreeritud riigi infosüsteemi halduse infosüsteemis (RIHA), andmekogude põhimäärustega saab tutvuda Riigi Teatajas.
Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata.
Asutusse tööle kandideerijatelt kogutavad andmed ja nende säilitamise tähtaeg
Kandideerijal palutakse üldjuhul esitada CV ja haridust tõendav dokument ning konkursi tingimuste korral motivatsioonikiri. Andmete kogumist värbamisel reguleerib Loo Lasteaed Pääsupesa värbamise kord.
Värbamisest ja valikust tehakse kokkuvõte, mida säilitatakse lasteaia ühtse asjaajamiskorra kohaselt. Kokkuvõte sisaldab ametikoha nimetust, kuulutuse avaldamise aega ja kohta, dokumentide esitamise tähtaega, kandideerivate isikute ja intervjuule kutsutud kandidaatide arvu, valiku tegemise kuupäeva ja tulemust koos valikuotsuse põhjendusega ning muud vajalikku teavet. Värbamise ja valiku käigus kandidaatidelt kogutud dokumente säilitatakse 150 päeva valiku lõppotsuse tegemisest, misjärel andmed hävitatakse, v.a juhul, kui kandidaat annab kirjaliku loa dokumentide säilitamiseks. Kandidaadil on õigus saada teavet värbamise ja valiku käigus tema kohta kogutud andmete ning teda puudutavate otsuste tegemise kohta.
Ametikohale kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele.
Õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega
Isikuandmete kaitse seaduse kohaselt on isikul õigus tutvuda andmetega, mida asutus tema kohta valdab. Selleks on võimalik esitada asjaomasele asutusele teabenõue.
Asutusel on õigus keelduda andmetega tutvumise soovi täitmast, kui selline kohustus tuleneb seadusest ja ennekõike, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete kustutamist
Lasteaed on huvitatud, et asutusele üle antud ja säilitatav teave oleks õige. Igal isikul on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Kui lasteaial ei ole enam isikuandmete töötlemiseks seaduslikku alust, võib isik nõuda isikuandmete töötlemise lõpetamist või kustutamist. Kui andmeid töödeldakse (sh säilitatakse) seaduse alusel, siis selliste andmete kustutamist nõuda ei saa.
Teabenõude korras andmete väljastamisel tasu maksmine
Andmete väljastamise eest paberil on lasteaial õigus alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.
Järelevalve teostamine
Isikuandmete kaitse seaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõuete täitmise üle teostab riiklikku ja haldusjärelevalvet Andmekaitse Inspektsioon.